Vernichtung von Ausfuhrbelegen mit anhängenden Originalrechnungen
nach Erfassung auf vorgegebenen Datenträgern

UStG §6 Abs.4; AO §147

Es ist gefragt worden, ob aufbewahrte Originalausfuhrbelege nebst Originalrechnungen nach digitaler Archivierung vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach §147 Abs.3 Satz1 AO vernichtet werden können.

Im Einvernehmen zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden ist hierbei Folgendes zu beachten:

Da Ausfuhrbelege nach §147 Abs.2 AO auch auf solchen Datenträgern aufbewahrt werden können, bei denen das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei der Lesbarmachung die Wiedergabe mit den empfangenen Ausfuhrbelegen bildlich übereinstimmt, bestehen gegen eine Vernichtung von Originalbelegen nach digitaler Speicherung, soweit dies nach §147 AO zulässig ist und die Belege nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, grundsätzlich keine Bedenken. Dies kann allerdings nur insoweit gelten, wenn alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können.

Somit kommt eine Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht. Die Pigmentierungen können bei einer digitalen Speicherung nicht dargestellt werden. Eine Überprüfung der Belege mit den dafür besonders vorgesehenen Prüfgeräten (vgl. OFD Koblenz, Vfg. v. 13.7.2000 - S7131A - St444, n.v.) wäre nicht mehr möglich. Etwaigen Ausnahmeregelungen (z.B. vorzeitige Vernichtung dieser Ausfuhrbelege durch die Finanzverwaltung) kann daher nicht zugestimmt werden. Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken, die Farbpigmentierungen enthalten (dies gilt derzeit für Ausfuhrbelege, die von deutschen, niederländischen und österreichischen Zolldienststellen abgestempelt werden), sind daher nach §147 Abs.3 Satz1 AO grundsätzlich zehn Jahre im Original aufzubewahren.

Andere Ausfuhrbelege nebst den dazugehörigen anhängenden Rechnungen können nach digitaler, farbgetreuer Speicherung vernichtet werden. Die Frage, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung zu erfolgen hat, hat der Unternehmer mit dem zuständigen Finanzamt zu klären.

Ferner wird darauf hingewiesen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) bestimmen, dass der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen darf. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.